Som tillidsrepræsentant kan du få til opgave at være bisidder. Medlemmet vælger selv om de vil lade sig bistå af en bisidder og hvem de ønsker, skal deltage som deres bisidder.
Undtagelsesvist kan et medlem ikke selv vælge hvem deres bisidder skal være. Dette gælder ved tjenestemænd, som skal under tjenstligt forhør, hvor bisidder skal være en repræsentant for tjenestemandens organisation, en tjenestemand i vedkommende ministerium eller institution eller en advokat.
Retten til at have en bisidder med til en tjenstlig samtale følger af forvaltningslovens § 8.
FVL § 8. Den, der er part i en sag, kan på ethvert tidspunkt af sagens behandling lade sig repræsentere eller bistå af andre. Myndigheden kan dog kræve, at parten medvirker personligt, når det er af betydning for sagens afgørelse.
Retten til at have en bisidder med ved "øvrige samtaler" følger af en ulovbestemt retsgrundsætning.
Skolelederforeningen anbefaler, at det forud for "øvrige samtaler" drøftes med medlemmet, om det er hensigtsmæssigt at medbringe en bisidder. Anvendelsen af bisidder kan være en stor hjælp, men kan også medvirke til at optrappe en situation.
Leder-TR bistår som udgangspunkt medlemmet ved sygesamtaler og vejledende samtaler, mens Sekretariatet bør varetage bisidderrollen ved tjenstlige samtaler. Baggrunden herfor er at konsulenterne fra Sekretariatet er omfattet af en rådgivningsforsikring, hvis der ydes en ansvarspådragende rådgivning, som medfører et økonomisk tab for medlemmet.
For at kvalificere din rolle som bisidder i opsættes følgende vejledende retningslinjer:
Forud for samtalen
- Indkaldelsen til samtale (særligt tjenstlige samtaler) skal være skriftlig og der bør angives en dagsorden for samtalen. Det er muligt inden mødet at anmode arbejdsgiveren om at udarbejde en dagsorden til mødet, så det er muligt at forberede mødet. Dagsordenen skal angive hvilke forhold, der ønskes drøftet. Det er ikke tilstrækkeligt, at der fx står manglende tillid til udførelsen af lederrollen. Man kan i dette tilfælde anmode om en mere præcis dagsorden.
- Undersøg om kommunen har en personalepolitik, som fastlægger retningslinjer for afholdelse af tjenstlige samtaler, vejledende samtaler og sygefraværssamtaler mv. Hvis der ikke er retningslinjer på området, anbefaler Skolelederforeningen, at I udarbejder retningslinjer til vedtagelse i MED-udvalg eller samararbejdsudvalg. På den måde undgås, at bisidder opfattes som et optrappende element i sig selv.
- Aftal på forhånd med medlemmet, hvad din rolle er som bisidder. Er du lyttende og afventende eller skal du deltage aktivt.. Bisidder kan for eksempel være den, der påser, at formalia for mødet er overholdt og medvirker til at sikre at medlemmet har forstået, hvad arbejdsgiveren spørger om, kritiserer, beder om etc.
- Anmod eventuelt om dagsorden for mødet. Sygefraværssamtaler er oftest omsorgssamtaler, som ikke nødvendigvis får konsekvenser for ansættelsen – der skal ikke træffes afgørelse. Men sagen kan udvikle sig til at ende i en afgørelse. Det er derfor vigtigt at være opmærksom på, om samtalen glider over i at være dækket af afgørelsesbegrebet. Det vil være tilfældet i det øjeblik arbejdsgiver signalerer afskedigelse, fx ved indkaldelse til en tjenstlig sygesamtale! I de tilfælde skal I ringe og spørge til samtalens indhold og få de to typer samtaler skilt ad.
- Indkaldelsen skal ske med et passende varsel, så medlemmet kan få mulighed for at medbringe en bisidder og forberede sig til samtalen.
Under samtalen
- Når en leder-TR er bisidder, skal leder-TR sørge for, at medlemmets rettigheder respekteres.
- Samtalen skal holde sig til emnerne på dagsordenen.
- Medlemmet skal have lov til selv at komme med sine kommentarer til eventuelle kritikpunkter. Det er afgørende, da der kan være forskellige opfattelser af et hændelsesforløb. En leder kan ikke vurdere, om der skal gives en påtale elleren advarsel, hvis ikke medlemmets fremstilling kommer frem.
- Bisidderen skal sørge for, at medlemmets kommentarer sikkert bliver fremført.
- Leder-TR bør komme og gå sammen med medlemmet.
- Som udgangspunkt er der alene tale om et orienterende / afklarende møde, hvis der ikke inden mødet foreligger en dagsorden. Det kan leder-TR eventuelt gøre arbejdsgiver opmærksom på ved mødets start.
- Hvis arbejdsgiver ved mødets start tilkendegiver, at der er tale om, at medlemmet skal have en advarsel eller at mødet er en partshøring, jævnfør forvaltningslovens § 19, med henblik på afskedigelse, skal Bisidderen gøre arbejdsgiveren opmærksom på, at partshøringen bør være skriftlig og at afgørelsen dermed bliver udsat, da medlemmet skal have mulighed for at komme med en skriftlig udtalelse.
- Retten til at få sagen udsat og komme med en udtalelse fremgår af forvaltningslovens § 21.
I sådanne tilfælde bør leder-TR henvise medlemmet til snarest at henvende sig til foreningens sekretariat med henblik på videre råd og bistand.
- Såfremt arbejdsgiver ikke holder sig til dagsorden, (for eksempel hvis der er indkaldt til en sygefraværssamtale, men arbejdsgiver taler om medlemmets egnethed), skal leder-TR bede arbejdsgiver om at holde sig til dagsorden og ellers – under en pause - anbefale medlemmet, at mødet afbrydes.
- Der er altid mulighed for at bede om en pause under mødet. Det kan være relevant, hvis der under mødet kommer oplysninger frem, som der er brug for at afklare med medlemmet. Det kan også være relevant, hvis medlemmet bliver bedt om at tage forpligtende stilling til noget, som det kan være svært at overskue i situationen.
- Hvis arbejdsgiveren udtaler sig negativt og / eller kritisk om medlemmet, skal leder-TR bede om dokumentation for disse oplysninger.
- Arbejdsgiver har notatpligt, alle mundtlige oplysninger, som har betydning i en sag, skal skrives ned. Det kan for eksempel dreje sig om klager fra forældre, lederkolleger, medarbejdere, påstande om uregelmæssigheder samt oplysninger om sygefravær.
- Det er arbejdsgiverens pligt at tage referat af mødet, såfremt oplysningerne skal kunne bruges overfor medlemmet i en eventuel senere afskedigelsessag. (Det fremgår af offentlighedslovens § 13 (Uanset denne notatpligt er det en god ide, at leder-TR som bisidder skriver stikord, oplysninger og konklusioner fra mødet ned. På den måde er det lettere at komme med relevante, korrigerende bemærkninger til arbejdsgivers referat af mødet.
Læs mere under Forvaltningsloven