Den, der er part i en sag, hvori der er eller vil blive truffet afgørelse, kan forlange at blive gjort bekendt med sagens dokumenter, jævnfør forvaltningsloven. Anmodningen skal angive den sag, hvis dokumenter den pågældende ønsker at blive gjort bekendt med.
Omfang
Partsaktindsigten omfatter alle dokumenter, der vedrører sagen, også genparter af de breve, der er udgået fra myndigheden, og som må antages at være kommet frem til adressaten. Desuden har den pågældende ret til at blive gjort bekendt med indførelser i journaler, registre og andre fortegnelser vedrørende sagens dokumenter. Der kan også være tale om ikke-papirbaserede informationer.
Undtagelser
Der er dog visse undtagelser fra retten til partsaktindsigt:
Visse sager om strafferetlig forfølgning
Sager om ansættelse og forfremmelse, hvor ansøgeren kun krav på at blive gjort bekendt med de dokumenter, der vedrører den pågældendes egne forhold. Sådanne sager er heller ikke omfattet af offentlighedslovens regler om aktindsigt.
Retten til aktindsigt omfatter ikke en myndigheds interne arbejdsdokumenter jævnfør forvaltningsloven. Som interne arbejdsdokumenter betragtes blandt andet:
Dokumenter, der ikke er afgivet til udenforstående. Fx dokumenter, der udarbejdes af en myndighed til eget brug ved behandlingen af en sag.
Brevveksling mellem forskellige enheder inden for samme myndighed.
Dokumenter, der afgives til udenforstående, mister deres interne karakter, medmindre afgivelsen sker af retlige grunde, til forskningsmæssig brug eller af andre lignede grunde.
Interne arbejdsdokumenter mister deres interne karakter, hvis de udleveres til en borger eller en anden forvaltningsmyndighed.
Interne arbejdsdokumenter, som foreligger i endelig form, er omfattet af reglerne om aktindsigt, når:
- dokumenterne alene gengiver indholdet af myndighedens endelige beslutning i sagen.
- dokumentet alene indeholder oplysninger, som myndigheden har haft pligt til at notere efter offentlighedsloven.
- dokumenterne er selvstændige dokumenter, der er udarbejdet for at tilvejebringe bevismæssig eller anden tilsvarende klarhed med hensyn til en sags faktiske omstændigheder.
Retten til aktindsigt omfatter heller ikke visse særlige dokumenter, herunder for eksempel:
- dokumenter, der udveksles i forbindelse med, at en myndighed udfører sekretariatsopgaver for en anden myndighed.
- myndigheders brevveksling med sagkyndige til brug i retssager eller ved overvejelse af, om retssag bør føres.
Ekstraheringspligt
Oplysninger vedrørende sagens faktiske omstændigheder, der er af væsentlig betydning for sagens afgørelse, og som alene indeholdes i interne arbejdsdokumenter eller i de dokumenter, der er nævnt i forvaltningsloven, skal dog meddeles efter reglerne om aktindsigt.
Begrænsninger
Retten til aktindsigt kan begrænses, i det omfang partens interesse i at kunne benytte kendskab til sagens dokumenter til varetagelse af sit tarv findes at burde vige for afgørende hensyn til den pågældende selv eller til andre private eller offentlige interesser, jævnfør nærmere forvaltningsloven.
Behandling af aktindsigtssager
Myndigheden skal snarest tage stilling til, om en anmodning om aktindsigt kan imødekommes. Hvis spørgsmålet ikke er afgjort inden 7 dage, skal myndigheden underrette den pågældende om grunden hertil og om, hvornår afgørelsen kan forventes at foreligge.
Læs mere her:
Retten til at møde med bisidder
Retten til at blive gjort bekendt med oplysninger og til at blive hørt
Høring efter ansættelsesretlige regler
Retten til at afgive udtalelse
Manglende overholdelse af forvaltningsloven og forvaltningsretlige grundsætninger