Lokalafdelingernes økonomi

Opdateret oktober 2016. Bemærk at nye retningsliner er markeret med markeringen ”Nyt”. Disse nye retningslinjer træder i kraft pr. 1. januar 2017.

ADMINISTRATION

Deadlines
Nedenfor er lavet en lille opsamling ift. vigtige deadlines vedr. økonomi og administration.
⦁ Lokalregnskab skal indsendes senest den 1. maj (nye lokalmidler, udbetales først, når sidste års regnskab er indleveret).
⦁ Medlemstal gøres op senest 14 dage efter indleveret regnskab.
NYTUdgifter i et regnskabsår kan kun refunderes i samme regnskabsår.
⦁ Hvert år skal der afholdes generalforsamling i den lokale forening i 1. kvartal med 4 ugers varsel. På generalfosamlingen skal lokalregnskabet fremlægges og godkendes, hvorefter det skal underskrives at to bestyrelsesmedlemmer og indsendes til Sekretariatet.
⦁ Valg i den lokale forening skal afholdes hvert 2. år i lige år i 1. kvartal med passende varsel (min 14. dage). Når bestyrelse er valgt, skal dette indberettes til Sekretariatet – udfyld og indsend indberetningsskema som kan findes på foreningens hjemmeside.

Øvrige deadlines ift. lokal lønforhandling mv. kan ses i TR-håndbog og Drejebog for vilkårs- og lønforhandlinger.

Generalforsamling
Hvert år skal den lokale forening afholde generalforsamling i 1. kvartal – med 4 ugers varsel.
Lokalforeningens årsregnskab, evt. lokalt kontingent og honorarer skal godkendes på generalforsamlingen. Efter godkendelse skal regnskabet underskrives af to lokale bestyrelsesmedlemmer samt evt. kasserer, hvis en sådan er valgt (jf. de lokale vedtægter / lokalt kontingent) og indsendes til Sekretariatet med originale bilag.

Indberetning af leder TR og lokal bestyrelse
I h.t. overenskomst for ledere m.fl. inden for undervisningsområdet, er ledere også omfattet af aftale om TR/SU og rammeaftale om MED.
Valg til TR, suppleant (og øvrige valg i den lokale forening) finder sted i første kvartal i lige år og er gældende i 2 år. Se nærmere herom i TR-håndbogen.
Umiddelbart efter valget udfylder den valgte leder-TR/lokalformand foreningens indberetningsskema og sender til Sekretariatet. Indberetningen er afgørende for at sikre TR-beskyttelsen, opdaterede kontaktlister mv.

Medlemslister - DELVIST NYT, ER TRÅDT I KRAFT I 2016
Som lokalformand kan du få adgang til administrationsdelen i medlemssystemet LC Lederforum.
Login/adgangskode samt særlig web-adresse kan fås ved henvendelse til Sekretariatet. Kontakt os på mail gn@skolelederne.org hvis du mangler administrations login.

Administrationsdelen giver lokalformanden adgang til at søge alle medlemmer i Skolelederforeningen – brug navn eller cpr.nr. Endvidere får lokalformanden adgang til en medlemsliste for eget lokalområde. Medlemslisten rummer de medlemmer, som lokalformanden/leder-TR skal forhandle løn for samt pensionister som er bosat i det pågældende lokalområde. Grundet lokalformandens særlige ansvar, kan lokalformanden få adgang til personfølsomme data. Disse data skal naturligvis behandles fortroligt i.h.t. Persondataloven.

Såfremt der er fejl/mangler i medlemslisten bedes lokalformand/lokal bestyrelse i samarbejde med sekretariatet sørge for:
1) Medlemmet via MIN SIDE selv opdaterer sine medlemsoplysninger.
2) Sekretariatet kontaktes ift. at få rettet medlemsoplysninger. Ved henvendelse til Sekretariatet bedes så mange oplysninger på medlemmet gives – dvs. navn, cpr.nr, aktuelle stilling, konkrete arbejdsplads og e-mail
Ændring ift. pension, ledig, orlov, ind- eller udmeldelse skal altid ske ved medlemmets personlige skriftlige henvendelse (mail) til Sekretariatet.

Pensionister
Medlemmer kan overgå til et pensionist-medlemskab ved skriftlig henvendelse til Sekretariatet.
Som pensionist bliver kontingentet reduceret – se aktuelt pensionist-kontingent.
Inkluderet i kontingentet er foreningens blad Plenum samt Folkeskolen. Derudover bevarer pensionist-medlemmer de samme fordele som aktive medlemmer, fx frivillig gruppelivsordning, Forbrugsforeningen, etc. Endvidere forhåbentlig en masse lokale arrangementer.
Såfremt der er tale om brugerbetaling, skal der aflægges regnskab på førstkommende medlemsmøde i afdelingen, herunder tages stilling til evt. over-underskud.

Lokalt kan der på den lokale formands initiativ oprettes en pensionistforening. Det sker på et stiftende møde for alle pensionist-medlemmer i pågældende lokalområde – se nærmere ift. Start en pensionistafdeling.

Repræsentantskabs-medlemmer
I nov/dec ajourfører og udsender Sekretariatet en repræsentantskabsliste – herunder via Danmarks Statistik undersøger antal indbyggere i større byer jfr. Foreningens vedtægter § 6, stk. 3, 5 & 6 (på den baggrund beregnes antal repræsentanter i de større byer).
Såfremt der er ændringer i denne liste skal lokalformanden give besked til Sekretariatet. Ligesom lokalformanden løbende skal indmelde ændringer til Sekretariatet, såfremt der sker ændringer lokalt.

ØKONOMI
Ansvar
Hovedforeningen i Skolelederforeningen er ansvarlig og skal sikre at gældende lov og regler bliver håndhævet i hele foreningen – centralt såvel som lokalt. Skolelederforeningen har et cvr-nummer. Dermed er de lokale afdelinger ikke selvstændige drevne foreninger med eget cvr-nummer. Det betyder, at der ift. økonomi og økonomiske retningslinjer skal være samklang og overensstemmelse med hovedforening og lokalforening.

Bankkonto
Lokalformanden/kasseren fra lokalforeningen kan få adgang til lokalforeningens konto og udstyres med et hævekort.
Såfremt der skal oprettes adgang til en ny lokalformand/kasserer, skal kopi af sygesikringskort og kopi af legitimation med foto mailes til Sekretariatet. Herefter skal div. bank-papirer udfyldes.

Lokalafdelingen har fuld dispositionsret over de udlagte midler. Men idet lokalafdelingens konto er en underkonto ift. Skoleledernes overordnede konto i Lån og Spar Bank har Sekretariatet fuldmagt til at disponere ift. alle lokalkonti.

Lokale udgifter ift. honorar, refundering af kørsel til lokale møder, lokale aktiviteter mv. regnskabsføres og udbetales lokalt.
Overtræk af kontoen må ikke forekomme.

Såfremt en lokalafdeling har overskud på lokale aktiviteter (fx en konference) skal lokalformanden informerer Sekretariatet om dette overskud i indeværende år. NYT. I indeværende år vil Sekretariatet fratrække SKAT af overskuddet, således at lokalforeningens overskud dermed fratrækkes SKAT og at overskuddet reduceres.
Generelt skal overskud undgås, idet formålet med lokalforeningens arbejde er at sikre medlemmernes lokale faglige, økonomiske og tjenstlige interesser og styrke sammenholdet mellem medlemmerne (jf. vedtægter for foreningen / vejledende vedtægter for lokale afdelinger)

Bankkonto for tværkommunale aktiviteter - DELVIST NYT - ER TRÅDT I KRAFT I 2016 
Det er muligt at få oprettet en særlig bankkonto, hvor økonomi ift. tværkommunale aktiviteter kan behandles. Såfremt dette ønskes, skal Sekretariatet kontaktes.

Befordring/kørsel
Ved befordring i forbindelse med møder, yders der refusion af transport, svarende til den billigst mulige transportform. Det betyder som udgangspunkt:
⦁ At standardbilletter er udgangspunktet.
⦁ Kørsel i egen bil kan ske, såfremt det tidsmæssigt er besparende eller ved lejligheder, hvor flere møder er påkrævet.
Dog skal tidsforbruget tages med i betragtning ligesom muligheden for at arbejde under transporten kan have betydning for valg af transportform.

Ved flyrejser betalt af Skolelederforeningen, forventes at evt. bonus-points tilfalder Skolelederforeningen. 

Transport i egen bil sker i henhold til bemyndigelse:
⦁ Ved møder indkaldt af hoved-foreningen eller lokalafdelingen er kørslen at betragte som bemyndiget og den høje kilometersats anvendes.
⦁ Ved møder/arrangementer udbudt af foreningen eller lokalafdelingen er kørslen at betragte som godkendt, og den lave kilometersats anvendes.

Refundering:
Lokal aktivitet = Lokal refundering
Indkalder eller udbyder lokalafdelingen til møder/arrangementer udredes rejseomkostninger lokalt.
Husk at opgørelser ift. bilkørsel efter udbetaling skal indsendes til Sekretariatet jf. skatteregler

Hovedforeningens aktivitet = Hovedforening står for refundering
Indkalder eller udbyder hovedforeningen til møder/arrangementer udredes rejseomkostningerne centralt. I den forbindelse skal udgiftsbilag udfyldes og sendes til Sekretariatet.

Elektrisk udstyr - indkøb
Indkøb af elektronisk udstyr (computer eller andet), kan kun ske efter aftale med Sekretariatet - som udgangspunkt frarådes det.

Gaver
Værdien af gaver må ikke overstige gældende regler fra SKAT. Overstiger værdien dette beløb, er gavens fulde værdi skattepligtig.
Hvis der gives gaver i form af kontanter eller gavekort, skal der altid betales SKAT af det fulde beløb.

Forplejning, overnatning, diæter
Udgifter til overnatning og fortæring, som ikke er inkluderet i kursus- og konferenceudgifter, kan refunderes i nødvendigt omfang mod aflevering af originale udgiftsbilag. Udgiftsbilagene indgår i lokalafdelingens regnskab. Herudover udbetales ikke diæter eller time-dagpenge.
Lokalforeninger kan ikke udbetale skattefri diæter eller godtgørelser.

Honorarer, gaver mv
Eventuelle lokale honoraraftaler skal godkendes på generalforsamlingen og indberettes til Sekretariatet, som foretager den videre indberetning til SKAT.
Honorer skal udbetales lokalt og fremgå af det lokale regnskab.

Eventuel honorering af bestyrelsesmedlemmer eller andet i form af oplevelser, naturalier, gaver mv. er skattepligtigt og skal indberettes, hvis dets værdi overskrider SKATS regler herom.
Under henvisning til formålet med lokalmidler om medlemsrettede aktiviteter anbefaler Hovedbestyrelsen, at honorering begrænses mest muligt, og at det samlede beløb til lokale honorarer maksimalt udgør 1/3 af de udlagte midler.

Lokalt kontingent
Beslutning om lokalt kontingent skal ske på lokalafdelingens generalforsamling med 2/3 flertal, samt med valg af 1 kasserer, 2 revisorer samt suppleanter for disse
Regnskabet for midler, der hidrører fra særligt lokalt opkrævet kontingent skal revideres lokalt, fremlægges på den lokale generalforsamling, underskrives af lokalformand og kasserer samt efterfølgende indsendes til Sekretariatet. Sådanne lokale kontingentmidler holdes uden for de generelle overføringsregler.

Lokale midler
For at understøtte lokale medlemsrettede aktiviteter afsætter foreningens repræsentantskab hvert år et beløb til dette formål.
Repræsentantskabet beslutter beløbstørrelsen ift. lokale midler, typisk er der tale om et grundbeløb samt et beløb pr. medlem – jf. seneste repræsentantskabsmøde-referat.

Det er en forudsætning for udbetaling af midler til en lokalafdeling/faglig klub, at der er indsendt et underskrevet regnskab for året forud.
En lokal afdeling/faglig klub kan overføre midler fra et regnskabsår til det næste, dog kan det samlede indestående inklusive nye midler ikke overstige, hvad der svarer til 3 års tildelinger til lokalafdelingen. Dette beregner Sekretariatet ud fra lokalafdelingens regnskab pr. 31.12 året forinden.

Lokalafdelingens medlemstal opgøres umiddelbart (op til 14 dage) efter at regnskab for det forgangne år er kommet Sekretariatet i hænde.
For lokalforeninger med et mindre medlemstal samt for Faglige klubber kan der søges om ekstra midler, Formandskabet træffer beslutning om tildeling af evt. ekstra midler på baggrund af konkret ansøgning.

Regnskab
Lokalafdelingerne fører regnskab, registrerer og bogfører udgiftsbilag. Regnskabsåret følger kalenderåret.
Lokalafdelingens regnskab fremlægges på den årlige lokale generalforsamling. Efter generalforsamlingens godkendelse, underskriver to bestyrelsesmedlemmer regnskabet og indsender det til Sekretariatet sammen med generalforsamlingens referat og med originalbilag senest d. 1. maj.
Bemærk at såfremt der er et lokalt kontingent, gælder særlige regler – se under lokalt kontingent.

Regnskab skal vise saldo primo og ultimo. Saldo primo skal passe med saldo ultimo for året før.
Regnskabets saldo primo og ultimo skal stemme overens ift. lokalforeningens bankkonto/kontoudtog.
Regnskabet skal indeholde indtægter- og udgiftsposter for året. DELVIST NYT.

Sekretariatet varetager den nødvendige indberetning til SKAT af rejse-godtgørelser, skattepligtige gaver samt eventuelle honorarer. Sekretariatet reviderer og arkiverer regnskabet.

Det er en forudsætning for ny udbetaling af lokale midler, at der er indsendt et underskrevet regnskab for året forud.

Regnskab-skabelon - DELVIST NYT – er trådt i kraft i 2016
Kontakt Sekretariatet såfremt lokalafdelingen ønsker hjælp til regnskabet fx i form af en regnskabs-skabelon.

Udgiftsdækning - udgiftsbilag
Hovedregel er at udlæg i forbindelse med en lokal aktivitet bliver refunderet lokalt. Husk at opgørelser ift. bilkørsel efter udbetaling skal indsendes til Sekretariatet jf. skatteregler

Udlæg i forbindelse med en aktivitet i hovedforeningen refunderes af hovedforeningen. I den forbindelse skal udgiftsbilag udfyldes og sendes til Sekretariatet. Af hensyn til Skats bilagskrav, skal billet/klippekort vedlægges udgiftsbilaget. Hvis bilag ikke medsendes, vil beløbet blive oplyst til SKAT som A-indkomst. Udgifter i et regnskabsår kan kun refunderes i samme regnskabsår. Undtagelse er, at udgifter afholdt i december kan refunderes i januar i nyt kalenderår. NYT.