Retningslinjer ift. administration og økonomi for lokale foreninger i Skolelederforeningen.
Der er senest trådt nye retningslinjer i kraft pr. 1. januar 2017.
Senest opdateret januar 2021.
ADMINISTRATION
Deadlines
Nedenfor er lavet en lille opsamling ift. vigtige deadlines vedr. økonomi og administration.
⦁ Lokalregnskab skal indsendes senest den 1. maj (nye lokalmidler, udbetales først, når sidste års regnskab er indleveret).
⦁ Medlemstal gøres op ca. 14 dage efter indleveret regnskab.
⦁ Udgifter i et regnskabsår kan kun refunderes i samme regnskabsår.
⦁ Hvert år skal der afholdes generalforsamling i den lokale forening i 1. kvartal med 4 ugers varsel. På generalfosamlingen skal lokalregnskabet fremlægges og godkendes, hvorefter det skal underskrives at to bestyrelsesmedlemmer og indsendes til Sekretariatet.
⦁ Valg i den lokale forening skal afholdes hvert 2. år i lige år i 1. kvartal med passende varsel (min 14. dage). Når bestyrelse er valgt, skal dette indberettes til Sekretariatet – udfyld og indsend indberetningsskema som kan findes på foreningens hjemmeside.
Øvrige deadlines ift. lokal lønforhandling mv. kan ses i TR-håndbog og Drejebog for vilkårs- og lønforhandlinger.
Generalforsamling
Hvert år skal den lokale forening afholde generalforsamling i 1. kvartal – med 4 ugers varsel.
Lokalforeningens årsregnskab, evt. lokalt kontingent og honorarer skal godkendes på generalforsamlingen. Efter godkendelse skal regnskabet underskrives af to lokale bestyrelsesmedlemmer samt evt. kasserer, hvis en sådan er valgt (jf. de lokale vedtægter / lokalt kontingent) og indsendes til Sekretariatet.
Indberetning af leder TR og lokal bestyrelse
I h.t. overenskomst for ledere m.fl. inden for undervisningsområdet, er ledere også omfattet af aftale om TR/SU og rammeaftale om MED.
Valg til TR, suppleant (og øvrige valg i den lokale forening) finder sted i første kvartal i lige år og er gældende i 2 år. Se nærmere herom i TR-håndbogen.
Umiddelbart efter valget udfylder den valgte leder-TR/lokalformand foreningens indberetningsskema og sender til Sekretariatet. Indberetningen er afgørende for at sikre TR-beskyttelsen, opdaterede kontaktlister mv.
Medlemsliste
Som lokalformand kan du via Skolelederforeningens administration rekvirere en medlemsliste. Det kan ske ved at skrive til administrationen på mail: skolelederne@skolelederne.org.
Såfremt der er fejl/mangler i medlemslisten bedes lokalformand/lokal bestyrelse i samarbejde med sekretariatet sørge for:
1) Medlemmet via MIN SIDE selv opdaterer sine medlemsoplysninger.
2) Sekretariatet kontaktes ift. at få rettet medlemsoplysninger. Ved henvendelse til Sekretariatet bedes så mange oplysninger på medlemmet gives – dvs. navn, cpr.nr, aktuelle stilling, konkrete arbejdsplads og e-mail
3) Ændring ift. pension, ledig, orlov, ind- eller udmeldelse skal altid ske ved medlemmets personlige skriftlige henvendelse (mail) til Sekretariatet.
Pensionister
Medlemmer kan overgå til et pensionist-medlemskab ved skriftlig henvendelse til Sekretariatet.
Som pensionist bliver kontingentet reduceret – se aktuelt pensionist-kontingent.
Inkluderet i kontingentet er foreningens blad Plenum samt Folkeskolen. Derudover bevarer pensionist-medlemmer de samme fordele som aktive medlemmer, fx frivillig gruppelivsordning, Forbrugsforeningen, etc. Endvidere forhåbentlig en masse lokale arrangementer.
Såfremt der er tale om brugerbetaling, skal der aflægges regnskab på førstkommende medlemsmøde i afdelingen, herunder tages stilling til evt. over-underskud.
Lokalt kan der på den lokale formands initiativ oprettes en pensionistforening. Det sker på et stiftende møde for alle pensionist-medlemmer i pågældende lokalområde – se nærmere ift. Start en pensionistafdeling.
Repræsentantskabs-medlemmer
I nov/dec ajourfører og udsender administrationen en repræsentantskabsliste – herunder via Danmarks Statistik undersøger antal indbyggere i større byer jfr. Foreningens vedtægter § 6, stk. 3, 5 & 6 (på den baggrund beregnes antal repræsentanter i de større byer).
Såfremt der er ændringer i denne liste skal lokalformanden give besked til administrationen. Ligesom lokalformanden løbende skal indmelde ændringer til administrationen, såfremt der sker ændringer lokalt.
ØKONOMI
Ansvar
Hovedforeningen i Skolelederforeningen er ansvarlig og skal sikre at gældende lov og regler bliver håndhævet i hele foreningen – centralt såvel som lokalt. Skolelederforeningen har et cvr-nummer. Dermed er de lokale afdelinger ikke selvstændige drevne foreninger med eget cvr-nummer. Det betyder, at der ift. økonomi og økonomiske retningslinjer skal være samklang og overensstemmelse med hovedforening og lokalforening.
Bankkonto
Lokalformanden/kasseren fra lokalforeningen kan få adgang til lokalforeningens konto og udstyres med et VISA/Dankort.
Såfremt der skal oprettes adgang til en ny lokalformand/kasserer, skal kopi af sygesikringskort og kopi af legitimation med foto mailes til Sekretariatet. Herefter skal div. bank-papirer underskrives digitalt med kassererens private NemID.
Lokalafdelingen har fuld dispositionsret over de udlagte midler. Men idet lokalafdelingens konto er en underkonto ift. Skoleledernes overordnede konto i Lån og Spar Bank har Sekretariatet fuldmagt til at disponere ift. alle lokalkonti.
Lokale udgifter ift. honorar, refundering af kørsel til lokale møder, lokale aktiviteter mv. regnskabsføres via zExpense - se vejledning her - og udbetales lokalt.
Overtræk af kontoen må ikke forekomme.
Såfremt en lokalafdeling har overskud på lokale aktiviteter (fx en konference) skal lokalformanden informerer Sekretariatet om dette overskud i indeværende år. NYT. I indeværende år vil Sekretariatet fratrække SKAT af overskuddet, således at lokalforeningens overskud dermed fratrækkes SKAT og at overskuddet reduceres.
Generelt skal overskud undgås, idet formålet med lokalforeningens arbejde er at sikre medlemmernes lokale faglige, økonomiske og tjenstlige interesser og styrke sammenholdet mellem medlemmerne (jf. vedtægter for foreningen / vejledende vedtægter for lokale afdelinger)
Bankkonto for tværkommunale aktiviteter
Det er muligt at få oprettet en særlig bankkonto, hvor økonomi ift. tværkommunale aktiviteter kan behandles. Såfremt dette ønskes, skal Sekretariatet kontaktes.
Befordring/kørsel
Ved befordring i forbindelse med møder, yders der refusion af transport, svarende til den billigst mulige transportform. Det betyder som udgangspunkt:
⦁ At standardbilletter er udgangspunktet.
⦁ Kørsel i egen bil kan ske, såfremt det tidsmæssigt er besparende eller ved lejligheder, hvor flere møder er påkrævet.
Dog skal tidsforbruget tages med i betragtning ligesom muligheden for at arbejde under transporten kan have betydning for valg af transportform.
Ved flyrejser betalt af Skolelederforeningen, forventes at evt. bonus-points tilfalder Skolelederforeningen.
Transport i egen bil sker i henhold til bemyndigelse:
⦁ Ved møder indkaldt af hoved-foreningen eller lokalafdelingen er kørslen at betragte som bemyndiget og den høje kilometersats anvendes.
⦁ Ved møder/arrangementer udbudt af foreningen eller lokalafdelingen er kørslen at betragte som godkendt, og den lave kilometersats anvendes.
Refundering:
Lokal aktivitet = Lokal refundering, som sker via zExpense - se vejledning her.
Indkalder eller udbyder lokalafdelingen til møder/arrangementer udredes rejseomkostninger lokalt.
Hovedforeningens aktivitet = Hovedforening står for refundering
Indkalder eller udbyder hovedforeningen til møder/arrangementer udredes rejseomkostningerne centralt. Omkostningerne indberettes via zExpence - se vejledning her.
Elektrisk udstyr - indkøb
Indkøb af elektronisk udstyr (computer eller andet), kan kun ske efter aftale med Sekretariatet - som udgangspunkt frarådes det.
Gaver
Værdien af gaver må ikke overstige gældende regler fra SKAT. Overstiger værdien dette beløb, er gavens fulde værdi skattepligtig.
Hvis der gives gaver i form af kontanter eller gavekort, skal der altid betales SKAT af det fulde beløb.
Forplejning, overnatning, diæter
Udgifter til overnatning og fortæring, som ikke er inkluderet i kursus- og konferenceudgifter, kan refunderes i nødvendigt omfang via zExpence - se vejledning her. Herudover udbetales ikke diæter eller time-dagpenge.
Lokalforeninger kan ikke udbetale skattefri diæter eller godtgørelser.
Honorarer, gaver mv
Eventuelle lokale honoraraftaler skal godkendes på generalforsamlingen. Honorar skal udbetales lokalt via zExpence - se vejledning her - og fremgå af det lokale regnskab. Indberetning til SKAT sker automatisk, når udbetalt via zExpense.
Eventuel honorering af bestyrelsesmedlemmer eller andet i form af oplevelser, naturalier, gaver mv. er skattepligtigt og skal indberettes, hvis dets værdi overskrider SKATS regler herom.
Under henvisning til formålet med lokalmidler om medlemsrettede aktiviteter anbefaler Hovedbestyrelsen, at honorering begrænses mest muligt, og at det samlede beløb til lokale honorarer maksimalt udgør 1/3 af de udlagte midler.
Lokalt kontingent
Beslutning om lokalt kontingent skal ske på lokalafdelingens generalforsamling med 2/3 flertal, samt med valg af 1 kasserer, 2 revisorer samt suppleanter for disse
Regnskabet for midler, der hidrører fra særligt lokalt opkrævet kontingent skal revideres lokalt, fremlægges på den lokale generalforsamling, underskrives af lokalformand og kasserer samt efterfølgende indsendes til Sekretariatet. Sådanne lokale kontingentmidler holdes uden for de generelle overføringsregler.
Lokale midler
For at understøtte lokale medlemsrettede aktiviteter afsætter foreningens repræsentantskab hvert år et beløb til dette formål.
Repræsentantskabet beslutter beløbstørrelsen ift. lokale midler, typisk er der tale om et grundbeløb samt et beløb pr. medlem – jf. seneste repræsentantskabsmøde-referat.
Det er en forudsætning for udbetaling af midler til en lokalafdeling/faglig klub, at der er indsendt et underskrevet regnskab, der stemmer, for året forud.
En lokal afdeling/faglig klub kan overføre midler fra et regnskabsår til det næste, dog kan det samlede indestående inklusive nye midler ikke overstige, hvad der svarer til 3 års tildelinger til lokalafdelingen. Dette beregner Sekretariatet ud fra lokalafdelingens regnskab pr. 31.12 året forinden.
Bemærk at repræsentantskabet specifikt for året 2021 har besluttet, at regel om 3 års tildelinger ikke gælder.
Lokalafdelingens medlemstal opgøres umiddelbart ca. 14 dage efter at regnskab for det forgangne år er kommet Sekretariatet i hænde.
For lokalforeninger med et mindre medlemstal samt for Faglige klubber kan der søges om ekstra midler, Formandskabet træffer beslutning om tildeling af evt. ekstra midler på baggrund af konkret ansøgning.
Regnskab
Lokalafdelingernes regnskab føres via zExpense - se vejledning her. Alle udgifter og indtægter for det pågældende regnskab skal indberettes i zExpense. Når det er sket, gives besked til sekretariatet. Via zExpense kan sekretariatet generere et regnskab, som sendes retur lokalt. Regnskabsåret følger kalenderåret (eksempel: 1.1. 2019 - 31.12 2019)
Lokalafdelingens regnskab fremlægges på den årlige lokale generalforsamling. Efter generalforsamlingens godkendelse, underskriver to bestyrelsesmedlemmer regnskabet og indsender det til Sekretariatet sammen med generalforsamlingens referat senest d. 1. maj.
Bemærk, at såfremt der er et lokalt kontingent, gælder særlige regler – se under lokalt kontingent.
Regnskab skal vise saldo primo og ultimo. Saldo primo skal passe med saldo ultimo for året før.
Regnskabets saldo primo og ultimo skal stemme overens ift. lokalforeningens bankkonto/kontoudtog.
Regnskabet skal indeholde indtægter- og udgiftsposter for året.
Sekretariatet varetager den nødvendige indberetning til SKAT af rejse-godtgørelser, skattepligtige gaver samt eventuelle honorarer. Sekretariatet reviderer og arkiverer regnskabet.
Det er en forudsætning for ny udbetaling af lokale midler, at der er indsendt et underskrevet regnskab for året forud.
Udgiftsdækning - zExpense
Hovedregel er at udlæg i forbindelse med en lokal aktivitet bliver refunderet lokalt.
Udlæg i forbindelse med en aktivitet i hovedforeningen refunderes af hovedforeningen via zExpense - se vejledning her. Af hensyn til SKAT's bilagkrav skal billet/klippekort dokumenteres i zExpence. Hvis bilag ikke medsendes, vil beløbet blive oplyst til SKAT som A-indkomst. Udgifter i et regnskabsår kan kun refunderes i samme regnskabsår. Undtagelse er, at udgifter afholdt i december kan refunderes i januar i nyt kalenderår.